UX / UI のデザインに強いWebシステムの開発と、BtoB Webマーケを支援するWeb制作を提供する
N's Creates (エヌズクリエイツ) 株式会社 フロントエンドエンジニアの齋藤 (@31mskz10) です。

ビジネスの現場でよく用いられる格言に「段取り八分仕事二分」があります。
仕事を始める前に段取りが8割終わっていれば、実際の仕事は2割で終わるという意味で、事前の準備の重要さを表しています。

今回は準備の大切さについて考えてみます。

段取り八分仕事二分

この言葉について少し調べてみると、大工の石段を作るときに事前に石の大きさを計画することが起源という説や、歌舞伎の構成を練ること（歌舞伎用語で一幕の区切りを「段」と呼び、この構成を練る）があるそうです。

また、孫子の言葉に「算多きは勝ち、算少なきは勝たず」というものもあります。
「算」とは事前の計算や計画のことで、これも事前準備をした人間が勝つという言葉です。

他にも、リンカーンの言葉に「木を切り倒す時間が6時間あれば、私は最初の4時間を斧を研ぐのに費やすだろう（Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe.）」という言葉もあります。

表現は違いますが、古今東西で事前準備の大切さが分かる言葉が残っています。

事前に考えることが大事

昨年（2024年）読んで面白かった本に『BIG THINGS　どデカいことを成し遂げたヤツらはなにをしたのか？』があります。

この本では、大規模なプロジェクトで予定スケジュールより前倒しで完了したり、プロジェクトを進めていく中でどんどん効率化が進んでいった事例をもとに、うまくいくプロジェクトとそうでないプロジェクトの違いとは何か？を紹介しています。

この違いこそが、事前にどれだけ考えているかの差で、まさに段取りや事前準備が重要だという内容です。

「考えるよりまず行動！」「とにかく行動するのが偉い！」という人もいますが、そういったプロジェクトは行き当たりばったりになってしまい、結局失敗してしまうのです。

ただ勘違いしてはいけないのが、とにかく行動すること自体が悪いのではなく、試行錯誤も考えることであり、段取りの一部だということです。

とにかく行動してそのまま地続きでプロジェクトを進めてしまうと行き当たりばったりになってしまいますが、「ここからここまでは試行錯誤期間」と決めてしまって、試行錯誤が終わったら振り返って考え、整理・改善を行い、そこから進めるとプロジェクトの成功率が上がります。

このように、やみくもな行動よりもしっかり考えることが大事で、行動も思考の一部に組み込むことが重要なのです。

準備するときには、「考える（or 考えるための素材集めのために行動する）」という観点を持っておくと、より良い準備ができるかもしれません。

すぐにできる段取り

タスクの分割・整理

私自身よくやっていることに、タスク整理があります。
みんなやっていると思いがちですが、私の場合はタスクが依頼されたタイミングで、その内容をノートアプリにコピペし、細かい単位で分割します。

たとえば、「○○の機能を実装する」というタスクが割り当てられたとき、この大雑把なタスクを細かいレベルで分割していくのです。

• 確認
  • △△← この情報について□□さんに確認
  • エラー時のパターンについてデザイン側に確認
• アイコン画像の書き出し
• HTML部分実装
• スタイル調整
• 処理実装
• テスト

このように細かく分割していきます。

こうすることで、事前に「この情報足りていないのでは？」「このパターンのときってどうする？」といった疑問も洗い出せて、早めに関係者に聞いておけます。

回答が返ってくるまでの間に、先に影響の無い部分を進めておけば、手戻りもありません。

また、事前にタスクを細かく整理しておけば、分割したタスクに集中して作業できます。

大雑把な状態だと「あれもしないといけない！これもしないといけない！」と頭が整理されていない状態で「でも早くタスクは終わらせないといけない！」と進めてしっちゃかめっちゃかになる場合があります。

まさに先ほど紹介した『BIG THINGS』の失敗プロジェクトの個人タスク版のような状態です。
一度落ち着いて整理し、1行ずつタスクを終わらせていくようにすることで、余裕も持って消化できます。

他にも、タスクを分割する癖をつけることで、ある程度の工数感覚も身につくメリットもあります。

大雑把な「○○の機能を実装する」でいきなり工数を考えるのは難しいですが、細かく分割した状態であれば、何にどれくらい時間がかかるか想像しやすくなります。

もし実際に作業して思っていたより時間がかかる作業があれば、今後注意して見積もるようにしたり、効率化できないか考えたりすることができます。

フォルダ整理

意外と見落としがちなのがフォルダ整理です。
PCのデスクトップやダウンロードフォルダに大量のファイルが散乱していませんか？

また、作業するときはどこにどのフォルダを配置するか、ルールは決まっていますか？

どこに何を置けばいいのか決まっていなかったり、不要なファイルが散乱していたりすると、目的のファイルを探すのに時間がかかってしまいます。

意外とこれは労力になりますし、毎回整理に関して考えるのはリソースの無駄になってしまうので、ある程度ルールを決めてしまう方が作業にすぐ取りかかれるようになります。

アプリの設定

特に基本的な操作やよく使うアプリの効率化は、いま効率化しておくと今後使う分だけ得をしていきます。

気がついたタイミングでメモして空いた時間に少しずつ使いやすいように設定しておくことで、未来のプロジェクトの段取りを少しずつ進めているようなイメージです。

アプリを自分の使いやすいように設定して、基本的な操作がラクにできるようになると、新しいことを学ぶときにも余計な気力を持っていかれずに済みます。

まとめ

段取り・準備と聞くと「地味で面倒なこと」というイメージを持つ人もいるかもしれませんが、それをしっかりしておくことで、仕事は円滑に進みます。

一度立ち止まってみて、落ち着いて整理するところから初めてみてはいかがでしょうか。

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