UX / UI のデザインに強いWebシステムの開発と、BtoB Webマーケを支援するWeb制作を提供する
N's Creates (エヌズクリエイツ) 株式会社 フロントエンドエンジニアの齋藤 (@31mskz10) です。

N’sCreatesではパスワード管理ツールの1Passwordを導入しています。
1Passwordはさまざまなサイトのパスワード管理ができますが、チームで使うことで業務で使用するパスワード情報の共有が可能です。

しかし、いままで数多くのプロジェクトを行ってきたため、1000を超える情報が命名規則もバラバラの状態で散乱していました。

今回はその1Passwordの整理を行った話をします。

整理をしようと思ったきっかけ

新しいメンバーのオンボーディング目的で開発チームのポータルページを作成したのですが、そのタイミングで1Passwordの使い方に関するページも作成しました。

1Passwordはウェブサービスなどのパスワードだけでなく、サーバーやDB情報も管理でき、チーム用の保管庫に入れておくことでチーム内で情報の共有ができます。

そのため、プロジェクトで使用している情報を高いセキュリティを維持しながら共有するのに向いています。
利用してもらう必要があるため、使い方などの説明のためにページを作成しました。

その流れで1Passwordも見て回ったのですが、下記のような問題を感じました

• 登録した人によって命名規則がバラバラ
• 今後人が増えていくとさらにカオスなことになる
• 古いプロジェクトの情報も残ってしまっている
• 情報が1000を超えてしまっているため、探しにくくなっている

今後人が増えたり、案件数も増えていくことを考えると、今のうちにやっておかないと後回しにすればするほど大変になるなと思って整理をはじめました。

基本方針

命名規則

命名規則は下記のようにしました。

「案件名：アカウントの詳細（補足）｜環境」

具体的な文言を入れると「Ns：WordPress管理画面（管理者）｜本番環境」のような形になります。
案件名を最初に入れることで、名前順で同じ案件が並ぶようになります。

また、最後に環境を入れていることにも理由があります。
1Passwordでは、URLを入れておくことでそのURL上のパスワードフィールドで入力補完が使えるようになります。

後半の名前は見切れてしまうのですが、本番環境のアカウントには本番環境のURLを設定しているため、「本番環境」という文言は見切れてしまっても問題ないのです。

タグを活用する

いままで活用していなかったのが「タグ」機能です。
1Passwordでは「/」で区切るとタグの階層化ができます。

下記のようなタグをいくつか用意しました。

• type：「type/Basic認証」「type/FTP」「type/WordPress」などパスワードの種類
• prj：「prj/○○」のように案件ごとのタグ
• Ns：「Ns/dev」のように社内の共有アカウント

案件情報にはすべてprjタグを割り振り、typeは主要なものを設定しました。
特に便利だったのが「Ns」タグです。

今まで、検索機能でしか探せないほど1Password上のアカウント数が多かったため、共有アカウントの存在を知っていてピンポイントで検索をかけないと見つかりませんでした。

それがタグで絞り込むことで、アカウントをラクに探せるようになりました。

古くなった案件はアーカイブに移動する

1Passwordにはアーカイブ機能があります。
アーカイブは削除と違ってメインの画面には表示されず、サイドバーの「アーカイブ」を開いた場合だけ表示されるようになります。

削除すると後で必要になったときに困ってしまいますが、案件が終了して数年経ったプロジェクトであれば、アーカイブに移行しておくとメイン画面が圧迫されなくて済みます。

先ほどの「prj」タグを整理して、古いプロジェクトはタグでフィルタリングをかけた一括でアーカイブに移動しました。

移動したあとも、アーカイブ内で検索をかけることもできますし、また必要になったらアーカイブから復元すれば問題ありません。

メンバー全員で使う場所を整理する意味

1000個以上の情報を整理して修正して回ったので、ちょっとした手間……とは言えないかもしれません（1個あたり30秒としても8時間以上かかることになりますし）。

しかし今後のことを考えると、ここで整理しておくことで今後の管理もしやすくなりますし、ここを探しやすく快適にすることは、メンバー全員分の時短につながります。

自分1人のための時短に比べると、メンバーが10人・20人と増えれば増えるほど、恩恵も10倍・20倍と増えていきます。
いつかここにかけた時間以上の恩恵が返ってくるといいなと思っています。

UX / UI のデザインに強いWebシステムの開発と、BtoB Webマーケを支援するWeb制作を提供する
N's Creates 株式会社は、神戸三宮オフィスまで週１出社（それ以外はリモートワーク）できる「デザイナー」「エンジニア」を募集しています。

興味のある方は、カジュアル面談しますので気軽にお問い合わせください！