UX / UI のデザインに強いWebシステムの開発と、BtoB Webマーケを支援するWeb制作を提供する
N's Creates (エヌズクリエイツ) 株式会社 フロントエンドエンジニアの齋藤 (@31mskz10) です。

チャットで認識そごなどのコミュニケーションエラーが発生したとき、「もっと丁寧に説明しておけばよかった」と考えてしまいがちです。

しかし、逆に丁寧すぎることでうまく伝わっていないケースがあります。
見落としがちな視点なので、今回は情報量を下げることの大切さについて考えてみます。

1. 認知不可のもとを減らす

「認知不可のもと」というのは、「量」のことです。
全体の文章量はもちろんですが、一文の長さにも注意が必要です。

文章を書くときのガイドラインによっては、「一文に出てくる読点の数は3つまで」と数を指定しているものもあります。
それくらい長文というのは認知負荷のもとになってしまいます。

ただ、人によっては量を減らそうとすると必要な情報まで削ってしまう場合があります。
単に削るのではなく、圧縮するようなイメージを持つといいかもしれません。

2. 強調させたいポイントをハッキリさせる

デザインでもよく言われる話ですが、「全部目立たせたいです！」「あれもこれも全部伝えたいです！」だと、かえって全部の要素が目立たなくなります。

何かを強調させるためには、逆にそれ以外の要素を目立たせなくする必要があります。

1つ1つ全部丁寧に伝えるよりも、伝えたいポイントを絞ってそれ以外はサラッと流す方が理解しやすくなるかも知れません。

3. すべてを1回で終わらせる必要はない

すべてを1回で終わらせる必要はありませんが、相手から質問が返ってくると「最初からこれも話に盛り込んでおけば良かった」と考えてしまう場合があります。

コミュニケーションは、何度かキャッチボールをして徐々に認識を揃えて前に進んでいくものです。
そして大切なことは、「まず本筋を伝えること」です。

細かい情報や補足説明は、相手が興味を持ったり、疑問を持ったタイミングで後から付け足していけば大丈夫です。

省略することに罪悪感を持たず、むしろ「相手の理解を助けるために整理している」と捉えましょう。

4. 相手の「今知りたいこと」に合わせる

こちらが伝えたい情報と、相手が知りたい情報は必ずしも一致していません。
一生懸命たくさん伝えても、相手が今欲していない情報だと、かえって混乱させてしまうことがあります。

まずは相手の反応や質問を見ながら、「いま何を知りたがっているか」を汲み取ること。
それに合わせて、必要な情報だけをシンプルに渡していくと、無駄なコミュニケーションエラーを減らすことができます。

まとめ

「丁寧さ＝情報量の多さ」ではありません。
むしろ、情報を厳選し、伝えたいことをクリアにするほうが、結果として丁寧なコミュニケーションになります。

もし、伝わらないと感じたら、「もっと足す」のではなく「減らしてみる」ことも選択肢に入れてみてください。

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